Como montar a escala de voluntários da igreja

Passo 1: liste as funções de cada culto.

Antes de pôr qualquer nome, escreva tudo o que precisa acontecer para o culto acontecer. Quem recebe as pessoas, quem canta e toca, quem cuida do som e da projeção, quem fica com as crianças. Cada item dessa lista é uma função, e cada função precisa de uma ou mais pessoas.

Para cada função, anote quantas pessoas ela exige e a que horas essas pessoas precisam chegar. O horário de chegada quase nunca é o horário do culto. A recepção e a mídia, por exemplo, chegam antes. Se isso não estiver escrito, cada voluntário imagina um horário diferente.

Comece pelo que a sua igreja já tem. Função nova pode entrar depois, quando houver gente para ela.

Se você pular este passo, cada ministério monta a escala por conta própria, e a igreja descobre no domingo que duas funções esperavam a mesma pessoa, ou que ninguém ficou com a função que ninguém lembrou de listar.

Passo 2: colete antes as datas em que cada voluntário não pode.

A ordem importa. Se você monta a escala primeiro e pergunta depois, vai ter de refazer metade dela quando as respostas chegarem. Pergunte antes, para o mês inteiro, e dê uma data limite para as respostas.

O objetivo é que a pessoa avise quando já sabe, e não quando é escalada. Quem viaja no feriado, quem trabalha em plantão e quem tem compromisso de família já sabe disso semanas antes. Esse aviso adiantado é a coisa que mais reduz as faltas de última hora.

Anote as respostas num lugar só, ao lado do nome de cada voluntário. Esse registro serve para o mês seguinte também.

Se você pular este passo, a escala nasce desatualizada. As ausências aparecem depois de a escala sair, e cada uma vira uma troca feita às pressas.

Passo 3: distribua sem repetir sempre as mesmas pessoas.

Com as funções e as ausências na mão, monte o mês. O erro mais comum é escalar sempre os mesmos, porque são os que respondem rápido e nunca falham. Isso cansa quem é fiel, e quem fica de fora esquece que faz parte do time.

• Evite escalar a mesma pessoa em domingos seguidos, a menos que ela peça.
• Gire as posições, para ninguém ficar sempre na mais difícil.
• Junte quem tem mais experiência com quem tem menos, quando a função permitir.
• Olhe cada coluna: se um nome aparece em todo domingo, aquela função depende de uma pessoa só.

Se você pular este passo, a escala fica pesada para poucos. Eles continuam servindo por fidelidade até o dia em que não conseguem mais, e então a função inteira cai.

Passo 4: mande para cada um e peça confirmação.

Escala que ninguém confirmou é um pedido, não um combinado. Mande a escala para cada pessoa, e peça uma resposta dela, por ela mesma. Uma foto no grupo não vale como aviso, porque todo mundo vê e ninguém se sente chamado pelo nome.

Mande com antecedência suficiente para a pessoa se organizar, e acompanhe quem respondeu. Confirmação é uma resposta escrita de cada voluntário: sim, eu vou, ou não, eu não posso. Quem não respondeu precisa de um lembrete individual, e não de uma cobrança para todos.

Se você pular este passo, a escala existe no papel e você só descobre quem não vem no domingo. A confirmação é o que transforma o nome na lista em um compromisso.

Passo 5: tenha uma fila de substitutos para quem não puder.

Sempre haverá alguém que não pode. A pergunta é o que você faz quando isso acontece. Sem plano, o líder liga para um, depois para outro, e pede no grupo, onde ninguém responde. Com plano, existe uma ordem: se o primeiro não pode, chama-se o segundo.

Monte uma fila para cada função, com a ordem de quem é chamado primeiro. Peça a um substituto de cada vez, e não a todos ao mesmo tempo, para não ter três pessoas aparecendo para uma vaga só. E refaça a fila de vez em quando, porque as pessoas mudam.

Se você pular este passo, cada falta vira uma emergência. Com a fila pronta, a mesma falta vira só uma mensagem para a pessoa certa.

Um calendário simples para o mês.

Montar a escala fica mais fácil quando cada passo tem a sua semana. Um ritmo que funciona para muita igreja é este:

• Na primeira semana, pergunte as datas em que cada voluntário não pode no mês seguinte.
• Na segunda semana, monte a escala com essas respostas.
• Na terceira semana, mande a escala e acompanhe as confirmações.
• Na quarta semana, feche as vagas que ficaram sem resposta e confira a fila de substitutos.
• Na semana do culto, veja se ainda existe alguma vaga sem confirmação e chame um substituto.

Ajuste os prazos ao ritmo da sua igreja. O importante é que cada passo tenha uma data, para não ficar tudo para a véspera do culto.

Erros comuns ao montar a escala.

• Montar a escala sem perguntar as ausências antes.
• Mandar a escala só no grupo, sem pedir uma resposta de cada pessoa.
• Não ter substituto para as funções técnicas, como som e projeção.
• Escalar sempre os mesmos porque são os que sempre respondem.
• Mudar a escala por mensagem avulsa e esquecer de avisar o resto da equipe.