Planilha de escala da igreja

Como usar o modelo.

1. Abra o arquivo e escolha a aba do seu ministério. Se a sua igreja tem funções diferentes, use a aba Geral e escreva o nome de cada função no cabeçalho.
2. Preencha o tipo do culto e o horário em cada linha. Se o horário de chegada da equipe é antes do culto, escreva o de chegada.
3. Escreva o nome de quem serve em cada função, uma pessoa ou mais por célula.
4. Dê o nome do mês ao arquivo e guarde uma cópia por mês, para ter o histórico de quem serviu quando.
5. Envie a escala a cada pessoa. Se o arquivo abrir com todas as colunas juntas, escolha o ponto e vírgula como separador na hora de abrir o CSV.

Se você ainda não sabe como distribuir as pessoas, o guia Como montar a escala de igreja mostra o caminho em cinco passos.

O que a planilha resolve.

Uma planilha é um bom começo, e vale reconhecer isso. Ela resolve bem três coisas:

• Mostra quem está escalado em cada função e em cada culto, numa tela só.
• Deixa o líder enxergar os buracos: uma coluna vazia ou um nome que aparece demais.
• Custa pouco, não exige instalar nada e dá para copiar o mês anterior para começar o próximo.

Para uma equipe pequena, em que o líder conhece todo mundo e a confirmação acontece na conversa, isso muitas vezes basta.

O que a planilha não diz.

O problema aparece quando a equipe cresce, porque a planilha mostra quem está escalado, mas não mostra o que aconteceu depois. Ela não diz:

• Quem viu a escala, porque a planilha fica parada num arquivo ou numa foto no grupo.
• Quem confirmou, porque a célula com o nome é a mesma antes e depois da resposta.
• Quem não pode, porque essa informação chega por mensagem solta, e não dentro da escala.
• Quem cobre uma falta, porque a planilha não tem fila de substitutos.

Também há o risco das várias versões. O líder atualiza a planilha, mas cada pessoa tem em mãos a foto da versão anterior. Na véspera do culto, quem olha a versão errada aparece no dia errado, ou não aparece.

Quando passar da planilha para o WhatsApp.

Não existe um número mágico de voluntários. O sinal é outro: quando a sua semana passa a ser pedir confirmação no grupo, lembrar um por um e, no domingo, descobrir uma falta. Isso é cobrança, e a planilha não foi feita para ela.

Nesse ponto, o que vale mudar é a confirmação, e não necessariamente a planilha. Você continua pensando a escala do jeito de sempre, por função e por culto. O que muda é que cada voluntário recebe a dele, responde com um toque, e você vê as respostas escritas.