Escala de voluntários da igreja

O que uma escala de voluntários precisa para funcionar.

Escala não é só uma lista de nomes. Uma lista de nomes diz quem deveria estar lá. Para a escala funcionar de verdade no domingo, ela precisa de três coisas, e a falta de qualquer uma delas derruba o culto.

1. Todo mundo saber a data.

Parece óbvio, mas é onde muita escala começa a falhar. Uma planilha que só o líder abre não chegou ao voluntário. Uma foto da escala no grupo se perde em poucas horas, no meio de recado, figurinha e bom-dia. O voluntário precisa receber a data dele, o horário e a função, no lugar onde ele já olha todo dia.

2. Cada um confirmar.

Saber a data não é o mesmo que combinar de ir. Confirmar é o voluntário dizer, por ele mesmo, que vai estar lá. Sem isso, o líder só descobre quem não veio quando já é domingo. Uma curtida no grupo também não resolve, porque não diz de quem é a vaga nem se a pessoa leu a escala inteira. O líder precisa de uma resposta escrita, uma por pessoa.

3. Alguém cobrir quem não pode.

Sempre vai haver quem não pode: doença, trabalho, viagem, criança pequena. O que muda de uma escala para outra é quanto tempo antes o líder fica sabendo e se existe um próximo a quem pedir. Quando a falta chega na véspera do culto, o líder liga para um, depois para outro, e acaba pedindo no grupo, onde todos veem e ninguém se sente chamado.

Uma lista de substitutos por função, com ordem, resolve isso: se o primeiro não pode, chama-se o segundo. É a parte que quase nenhuma planilha tem, e é a que mais custa tempo e paciência do líder.

O grupo do WhatsApp costuma dar conta da primeira coisa, porque todo mundo vê a mensagem. A segunda e a terceira ficam por conta de quem lembrar de cobrar.

Sinais de que a sua escala está falhando.

Nem sempre é fácil perceber que o problema está no método. Estes são os sinais mais comuns:

• Você descobre as faltas no domingo, e não durante a semana.
• A escala vai para o grupo, mas poucas pessoas respondem.
• Sempre são as mesmas pessoas que cobrem as faltas.
• Você passa a semana lembrando um por um.
• Ninguém sabe quem é o substituto de cada função.

Se você se reconheceu em dois ou mais, o problema não está no compromisso do seu time. Está no jeito como a escala é montada e confirmada.

Mês inteiro ou semana a semana?

Há quem monte a escala semana a semana e há quem monte o mês inteiro. O mês inteiro dá mais tempo para o voluntário se organizar e para você achar uma troca. A escala semanal dá mais flexibilidade, mas deixa pouco tempo para qualquer imprevisto. Escolha uma das duas e mantenha, para a equipe saber quando esperar a escala.

Como montar a escala de voluntários.

O caminho é o mesmo em qualquer igreja, de qualquer tamanho. Em resumo, são cinco passos:

1. Liste as funções de cada culto, de louvor à recepção, da mídia ao ministério infantil.
2. Colete antes as datas em que cada voluntário não pode.
3. Distribua as pessoas sem repetir sempre as mesmas.
4. Mande a escala para cada um e peça confirmação.
5. Tenha uma fila de substitutos para quem não puder.

O passo a passo completo, com exemplos em cada etapa, está no guia Como montar a escala de igreja.

Cada ministério falha de um jeito.

A escala de voluntários é a mesma ideia em todo lugar, mas cada ministério tropeça num ponto diferente. Vale ler o guia do seu:

• Louvor: o ensaio, o músico que toca mais de um instrumento e a banda que não fecha sem uma pessoa.
• Recepção: porta, estacionamento e visitante, com uma equipe grande que muda de domingo para domingo.
• Mídia: função técnica, em que só quem sabe operar pode ser trocado.
• Ministério infantil: sala de criança que nunca pode ficar sem adulto.

Se você prefere começar por uma planilha, tem um modelo no guia Planilha de escala da igreja.