Sistema de escala para igreja

Planilha, grupo ou sistema: quando cada um basta.

Antes de procurar um programa para fazer a escala da igreja, vale perguntar se você precisa de um. Uma planilha e um grupo de WhatsApp dão conta de uma equipe pequena, em que o líder conhece todo mundo e a confirmação acontece na conversa. Nesse caso, um sistema só vai trazer mais uma tela para abrir.

O sistema começa a valer a pena quando aparecem estes sinais:

• Você passa a semana perguntando, um por um, quem vai estar lá no domingo.
• A escala vai para o grupo e quase ninguém responde.
• Você descobre a falta no culto, e não antes.
• A igreja tem vários ministérios, cada um com um líder e uma escala diferente.
• São sempre as mesmas pessoas que cobrem as faltas, e elas já estão cansadas.

Se dois ou mais descrevem a sua igreja, o problema deixou de ser organizar nomes. Passou a ser confirmar, cobrir e acompanhar, e é isso que um sistema de escala existe para fazer. Para começar por uma planilha mesmo assim, o guia Planilha de escala da igreja traz um modelo pronto.

Sete perguntas para escolher um sistema de escala.

Faça estas perguntas a qualquer sistema, antes de colocar a igreja nele. Cada uma aponta um lugar onde a escala costuma falhar.

1. O voluntário precisa instalar alguma coisa?

Parece detalhe, mas decide se o sistema vai ser usado. Cada passo que o voluntário precisa dar sozinho, como baixar um aplicativo, criar senha e aprender uma tela, é um passo em que parte da equipe desiste. Prefira o sistema que chega onde a pessoa já está olhando todo dia.

2. A confirmação é de cada pessoa?

Uma curtida no grupo não diz de quem é a vaga. O sistema precisa pedir a resposta de cada voluntário, com a data e a função dele, e guardar essa resposta escrita.

3. O líder vê quem respondeu e quem não respondeu?

Essa é a tela que poupa o seu tempo. Um painel que mostra “confirmou”, “não pode” e “ainda não respondeu” ao lado de cada nome dispensa a conversa de domingo de manhã perguntando quem vem.

4. O que acontece quando alguém não pode?

Esta é a pergunta que separa uma lista bonita de uma escala que funciona. Quando alguém libera a vaga, o sistema chama outra pessoa sozinho, ou o líder volta a ligar um por um? Procure um sistema com uma fila de substitutos por função.

5. Ele respeita as datas em que a pessoa não pode?

Quem sabe que vai viajar em duas semanas deveria avisar uma vez, antes de a escala sair, e não na véspera. Veja se o voluntário consegue marcar as datas dele e se o líder as enxerga na hora de montar o mês.

6. Cada líder cuida do seu ministério?

Numa igreja com louvor, recepção, mídia e infantil, cada ministério tem as suas funções, os seus horários de chegada e o seu líder. O sistema precisa deixar cada líder montar a escala da sua área, sem misturar tudo numa lista única.

7. Quanto custa quando a igreja cresce?

Olhe o preço do tamanho da sua igreja hoje e o de daqui a um ano. Veja também se o plano gratuito é de verdade, com limite escrito, e se o preço sobe por faixa ou por voluntário.

O que o Tabor não faz.

Melhor saber antes de criar a conta. Estes são os limites do Tabor hoje:

• Depende do WhatsApp. A escala sai pelo WhatsApp. Se ele falhar, o Tabor não garante a entrega, e o painel continua mostrando quem ainda não respondeu para você falar com a pessoa.
• Não tem aplicativo para o voluntário baixar. Quem usa o painel é o líder. O voluntário só recebe a mensagem e toca num botão.
• Cuida só da escala. Ele não controla finanças, dízimos nem o cadastro de membros da igreja. Guarda só o que a escala precisa de quem serve: nome, telefone e as funções que a pessoa sabe fazer.
• Não é uma agenda geral. Ele escala voluntários por culto e por função, e não faz o calendário inteiro da igreja.

Se você procura um sistema que reúna membros, finanças e escala num lugar só, o Tabor não é essa ferramenta. Se o seu problema é o voluntário que não confirma e o líder que cobra um por um, é para isso que ele existe.

Quanto custa um sistema de escala para igreja.

O Tabor é grátis para igrejas com até 10 voluntários. Acima disso, o plano Igreja custa R$ 59,90 por mês, de 11 a 30 voluntários. O Igreja grande custa R$ 79,90, de 31 a 50, e o Igreja maior custa R$ 99,90, de 51 a 100.

No plano anual você paga 10 meses e usa 12. Toda igreja começa com 30 dias de teste, com tudo liberado. Os valores e o que muda em cada faixa estão em Preços.

Como testar um sistema sem arriscar o domingo.

1. Escolha um só ministério, de preferência o que mais dá trabalho para confirmar.
2. Cadastre as pessoas e as funções dele, com a hora de chegada de cada função.
3. Monte a escala de um mês e mande para todos.
4. Olhe, depois de três dias, quantos responderam sem você cobrar.
5. Deixe a escala antiga rodando em paralelo no primeiro mês.
6. Só depois leve os outros ministérios, com o que você aprendeu.

O mesmo caminho vale para qualquer sistema. O guia Como montar a escala de igreja mostra os cinco passos de uma escala, com ou sem programa.